Een veelgehoorde zorg bij bedrijven die gebruik maken van VoIP (bellen via internet) is: “Wat als ons internet uitvalt en we niet meer telefonisch bereikbaar zijn?”. Zeker in sectoren waar bedrijven vaak gebeld worden voor dringende aanvragen (zoals depannage- of nooddiensten), kan niet bereikbaar zijn direct leiden tot omzetverlies of aansprakelijkheid. Het is dus begrijpelijk dat dit vragen oproept. Internet lijkt soms immers minder betrouwbaar dan de vroegere ISDN- of analoge lijnen.
En wie wordt hier nu het hardst door getroffen? Een bedrijf met een fysieke telefooncentrale op locatie, of een organisatie die werkt met Cloud telefonie? In dit artikel vergelijken we, aan de hand van een duidelijk scenario, de impact van een internetstoring op bedrijven die werken met Cloud telefonie versus zij die werken met een fysieke VoIP-telefooncentrale.
Scenario: Een organisatie zonder internet
Een bedrijf met 20 medewerkers heeft één vast nummer. Inkomende oproepen worden via een keuzemenu verdeeld tussen de technische dienst en de administratie. Door graafwerken of storingen valt het internet in het bedrijf uit. De verwachting is dat het probleem pas na enkele uren kan worden opgelost. Wat nu?
Cloud telefonie
De gevolgen
Het bedrijf merkt meteen dat zowel inkomende als uitgaande oproepen niet meer mogelijk zijn zonder internet. Echter, de Cloud centrale blijft gewoon operationeel, aangezien deze zich elders in een datacenter bevindt. Oproepen blijven binnenkomen, en het keuzemenu blijft actief. Alleen de aflevering van de oproepen op de klassieke vaste toestellen op locatie, lukt niet meer.
De oplossing
- Bereikbaarheid via de app: Medewerkers die de app van de Cloud centrale hebben, blijven bereikbaar via het mobiele netwerk en kunnen oproepen blijven beantwoorden.
- Laptop en softphone: Zodra een medewerker weer toegang heeft tot internet, bijvoorbeeld via een mobiele hotspot of elders, kan hij of zij verder werken met de softphone op de laptop.
- Uitgaande oproepen: Met de Cloud centrale-app kunnen medewerkers uitgaande gesprekken voeren via hun smartphone, waarbij het vaste bedrijfsnummer zichtbaar blijft voor de ontvanger.
- Thuiswerken of werken van alternatieve locaties: Medewerkers kunnen zich tijdelijk verplaatsen naar een plek waar wel internet beschikbaar is, zoals thuis of een coworkingruimte, om weer gebruik te maken van hun softphone.
Fysieke telefooncentrale
De gevolgen
Als dezelfde organisatie een fysieke telefooncentrale binnen het bedrijf zou hebben (op basis van VoIP), ziet de situatie er anders uit. De fysieke centrale verliest de verbinding met de buitenwereld. Bij inkomende oproepen horen bellers direct een storingsmelding, en het keuzemenu is niet meer bereikbaar.
De oplossing
- Doorschakelen naar een mobiel nummer: Inkomende oproepen kunnen handmatig worden doorgeschakeld naar een GSM. Helaas komen hierdoor alle oproepen voor zowel de technische dienst als de administratie bij dezelfde persoon terecht. Omdat deze persoon de oproepen niet kan doorverbinden, blijft het vaak beperkt tot het noteren van berichten.
- Omslachtige doorschakeling: Voor het omleiden van oproepen moet contact worden opgenomen met de telecomprovider, wat tijdrovend en omslachtig kan zijn.
- Uitgaande oproepen: Deze zijn niet mogelijk meer waardoor men genoodzaakt is om met een GSM (en dus een privénummer) te gaan bellen.
- Thuiswerken of werken van alternatieve locaties: Werknemers die vanaf ergens anders werken, zijn niet meer bereikbaar omdat er geen verbinding meer is met de fysieke telefooncentrale van het bedrijf.
Met Cloud telefonie is je bedrijf beter voorbereid op storingen!
Bedrijven die gebruikmaken van Cloud telefonie zijn beter voorbereid op internetstoringen dan organisaties met een fysieke telefooncentrale op locatie. Met Cloud telefonie kunnen oproepen immers gemakkelijk worden omgeleid en medewerkers blijven bereikbaar via mobiele netwerken of alternatieve internetverbindingen.
Wil je meer weten over Cloud telefonie of hoe je dit kunt implementeren in je organisatie? Bezoek onze website of neem contact met ons op.
