Van een verouderde telefooncentrale naar een moderne, flexibele communicatieoplossing
Toen de telefooncentrale van lokaal bestuur Mortsel aan vervanging toe was, besloot de stad om verder te kijken dan een klassieke vervanging. De vernieuwing was een kans om telefonie beter af te stemmen op de hedendaagse manier van werken: flexibeler, schaalbaar en minder afhankelijk van een vaste werkplek.
Samen met Sonal koos lokaal bestuur Mortsel voor 3CX, een cloudgebaseerde telefonieoplossing die medewerkers meer vrijheid geeft en tegelijk verschillende stadsdiensten en locaties centraal met elkaar verbindt.
Van vervanging naar vernieuwing
De aanleiding voor het project was duidelijk: de bestaande telefooncentrale was verouderd en moest vervangen worden. Lokaal bestuur Mortsel wilde echter niet zomaar dezelfde functionaliteit opnieuw implementeren.
De stad ging daarom op zoek naar een oplossing die beter aansluit bij een moderne organisatie, met medewerkers die niet altijd op dezelfde plaats of met hetzelfde toestel werken.
De keuze voor Sonal en 3CX kwam niet toevallig tot stand. Lokaal bestuur Mortsel kende Sonal al als partner via een eerdere 3CX-implementatie in het Meerminnehof. Die samenwerking verliep positief en vormde een belangrijke basis voor het nieuwe project.
Na het bekijken van verschillende oplossingen en leveranciers kwam de combinatie van 3CX en Sonal voor lokaal bestuur Mortsel als meest geschikte oplossing naar voren.
“De noodzaak om een verouderde centrale te vervangen was de aanleiding, maar we hebben die kans vooral aangegrepen om onze telefonie moderner en flexibeler te organiseren.”
Flexibel bellen, ongeacht de werkplek
Een van de belangrijkste voordelen van 3CX voor lokaal bestuur Mortsel is de flexibiliteit.
Medewerkers kunnen bellen via hun computer of smartphone en zijn daardoor veel minder afhankelijk van een vast telefoontoestel of een vaste werkplek. Dat sluit beter aan bij een organisatie waarin medewerkers op verschillende locaties actief zijn.
Tegelijk kan de telefonieomgeving eenvoudig worden aangepast en uitgebreid wanneer de organisatie verandert.
Ook het feit dat verschillende diensten en locaties binnen één telefonieomgeving kunnen worden samengebracht, was een belangrijke troef.
Een uitdagende implementatie tijdens de verhuis
De implementatie van de nieuwe telefonieoplossing viel samen met een belangrijk moment voor het lokaal bestuur: de verhuis naar het vernieuwde stadhuis.
Dat maakte de planning en omschakeling extra uitdagend. Om de impact voor medewerkers zo beperkt mogelijk te houden, werd de migratie stap voor stap aangepakt. Zo kregen medewerkers de tijd om vertrouwd te raken met de nieuwe manier van bellen.
Na enkele maanden bleek 3CX voor de meeste medewerkers een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse werking te zijn geworden.
Eén telefonieomgeving voor meerdere locaties
Een belangrijk voordeel voor lokaal bestuur Mortsel is de centrale aanpak.
De implementatie startte met verschillende belangrijke locaties, waaronder:
- het stadhuis
- stadswerken
- het zwembad
Intussen zijn ook verschillende scholen aangesloten. Daardoor groeit de telefonieomgeving mee met de organisatie en kunnen steeds meer locaties binnen één centrale oplossing worden beheerd.
Voor de ICT-dienst betekent dit een vereenvoudiging van het beheer én een solide basis om toekomstige uitbreidingen op te vangen.
Integratie met andere toepassingen
De telefonieoplossing staat bovendien niet op zichzelf. Lokaal bestuur Mortsel gebruikt 3CX in combinatie met andere toepassingen, waaronder parlofonie.
Die integratiemogelijkheden maken het mogelijk om verschillende communicatie- en gebouwtoepassingen binnen dezelfde omgeving te ondersteunen. Hierdoor hoeft niet voor elke locatie of toepassing een volledig afzonderlijke oplossing te worden voorzien.
Voor de ICT-dienst betekent dit vooral meer uniformiteit en minder versnippering.
Ook betere gsm-dekking in het stadhuis
Naast de telefonie implementeerde Sonal voor lokaal bestuur Mortsel ook een oplossing om de mobiele dekking in het vernieuwde stadhuis te verbeteren.
Na de ingebruikname waren hiervoor nog enkele aanpassingen nodig, maar ondertussen is ook de indoor gsm coverage op punt gesteld.
Daarmee kon Sonal lokaal bestuur Mortsel ondersteunen bij verschillende telecomuitdagingen binnen hetzelfde project: van vaste en mobiele telefonie tot connectiviteit en dekking in het gebouw.
Klaar om verder te groeien
De overstap naar 3CX heeft lokaal bestuur Mortsel een moderne en flexibele telefonieomgeving opgeleverd die centraal beheerd kan worden en eenvoudig verder kan worden uitgerold.
Wat begon als de noodzaak om een verouderde telefooncentrale te vervangen, groeide uit tot een bredere modernisering van de communicatieomgeving.
De combinatie van 3CX, centrale beheerbaarheid, flexibiliteit en integratiemogelijkheden geeft lokaal bestuur Mortsel vandaag een oplossing die past bij de organisatie van vandaag én ruimte laat voor verdere groei.
“Het traject was op bepaalde momenten intensief door de combinatie met de verhuis, maar vandaag hebben we een moderne en flexibele oplossing die we centraal kunnen beheren en verder kunnen uitrollen binnen onze organisatie.”
